Die praktischste Frage beim KI-Einsatz im Büro wird selten gestellt, bevor es zu spät ist: Was darf eigentlich in das Eingabefeld? Sie zerfällt in zwei getrennte Themen, die häufig vermischt werden — Datenschutz auf der einen, Vertraulichkeit auf der anderen Seite. Beide sind lösbar, aber nicht durch Wegsehen.

Datenschutzrechtlich beginnt es beim Vertragsverhältnis. Wer ein KI-Werkzeug beruflich einsetzt und dabei personenbezogene Daten verarbeitet, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Die frei zugänglichen Standardversionen der bekannten Assistenten sind dafür regelmäßig ungeeignet: Es fehlt an vertraglichen Zusagen und dokumentierten technischen Maßnahmen, und Eingaben werden für eigene Zwecke des Anbieters verarbeitet, insbesondere zum Training. In den Team-, Business- und Enterprise-Tarifen sowie über die Programmierschnittstellen sieht das anders aus — dort gibt es Auftragsverarbeitungsverträge, geprüfte Sicherheitsnachweise und die Zusage, Eingaben nicht fürs Training zu nutzen. Für die Verarbeitung von Projektdaten sollte das die Eintrittskarte sein, nicht die Kür. Hinzu kommt die Frage der Übermittlung in Drittländer, die die Anbieter über Standardvertragsklauseln abbilden; die eigene Datenschutzaufsicht oder ein Datenschutzbeauftragter sollte das einmal ansehen.

Der zweite Strang ist die Vertraulichkeit, und hier liegt für Planungsbüros oft das größere Risiko. Architektinnen und Architekten sind keine Berufsgeheimnisträger im strafrechtlichen Sinn wie Ärzte oder Anwälte, aber sie sind vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet, und Geschäftsgeheimnisse Dritter genießen eigenen gesetzlichen Schutz. Wer einen Vertragsentwurf, eine Kalkulation, ein Wettbewerbskonzept oder Angaben aus einem laufenden Vergabeverfahren in ein ungesichertes Werkzeug gibt, kann Geheimhaltungspflichten verletzen — unabhängig davon, ob personenbezogene Daten enthalten sind. Bauherrennamen, Grundstücksangaben, Mieterlisten aus Bestandsprojekten und Personaldaten sind dabei die Klassiker.

Praktisch löst man das mit wenigen Regeln statt mit einem Verbot. Am wirksamsten ist Datensparsamkeit: Namen, Adressen und Aktenzeichen lassen sich vor dem Einfügen durch Platzhalter ersetzen, ohne dass die Aufgabe darunter leidet — für die Formulierung eines Bedenkenanzeige-Textes braucht das Modell den Bauherrn nicht namentlich. Zweitens sollte im Büro festgelegt sein, welche Werkzeuge in welchem Tarif freigegeben sind; private Zugänge auf dem Dienstrechner sind der häufigste blinde Fleck. Drittens gehört eine kurze schriftliche Richtlinie dazu, die benennt, was hinein darf, wer prüft und wie dokumentiert wird — und die von allen zur Kenntnis genommen wird. Und viertens schließt sich hier der Kreis zur KI-Kompetenz: Der beste Regelsatz nützt nichts, wenn niemand versteht, warum er gilt.

Über die Leistungsphasen hinweg trifft das nicht nur einzelne Aufgaben. Betroffen sind die Bedarfsklärung mit Bauherrenangaben in der Grundlagenermittlung, Genehmigungsunterlagen mit Nachbarschafts- und Eigentümerdaten, vertrauliche Angebots- und Preisinformationen in Vergabe und Ausschreibung, Mängelanzeigen und Personendaten in der Objektüberwachung sowie Nutzer- und Mieterdaten in der Objektbetreuung. Der Umgang mit Daten ist also keine Sonderfrage der IT, sondern eine Querschnittsaufgabe der Projektabwicklung.

Unterm Strich ist die Lage weniger dramatisch, als sie klingt, aber sie verlangt eine Entscheidung. Wer KI ernsthaft nutzen will, kommt an einem Bezahl-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag und einer knappen Hausregel nicht vorbei. Wer beides hat, kann fast alles tun, was im Alltag nützlich ist — und muss sich nicht bei jedem Textbaustein fragen, ob er gerade etwas Unwiederbringliches aus der Hand gibt. Warum Schulung inzwischen sogar rechtlich verlangt ist, haben wir gesondert eingeordnet; wie man Aufgaben so formuliert, dass weniger Daten nötig sind, im Beitrag zu Prompts.

*Hinweis: Dieser Beitrag ist eine journalistische Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung. Für den Einzelfall empfiehlt sich fachanwaltliche oder datenschutzrechtliche Prüfung.*

Quellen: Digitale Profis — Mit Context Engineering bessere KI-Ergebnisse · Cegos Integrata — Prompt Engineering: So liefert Ihre KI bessere Ergebnisse