Während über Kennzeichnungspflichten und Hochrisiko-Einstufungen diskutiert wird, ist eine Vorschrift der KI-Verordnung weitgehend unbemerkt in Kraft getreten — und sie betrifft praktisch jedes Büro, das KI einsetzt. Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 und verlangt, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen für ein ausreichendes Maß an „KI-Kompetenz" bei ihrem Personal sorgen. Betreiber ist dabei jeder, der ein KI-System beruflich nutzt. Wer im Büro ChatGPT für Protokolle oder einen Visualizer für Wettbewerbsbilder einsetzt, fällt darunter.

Zwei Missverständnisse lohnen die Klarstellung. Erstens gilt die Pflicht unabhängig von der Risikoklasse des Systems. Sie greift also nicht erst bei Hochrisiko-Anwendungen, sondern auch beim alltäglichen Sprachassistenten. Zweitens schreibt die Verordnung weder eine bestimmte Schulungsform noch ein Zertifikat vor. Es gibt keinen amtlichen KI-Führerschein, den man erwerben müsste, und der Markt für kostenpflichtige „Pflichtschulungen" ist entsprechend vorsichtig zu betrachten. Verlangt wird Kompetenz, die zum jeweiligen Einsatzkontext und zur Vorbildung der Beschäftigten passt — bei einem fünfköpfigen Büro sieht das anders aus als bei einem Konzern.

Ebenso wichtig ist, was Artikel 4 nicht mitbringt: ein eigenes Bußgeld. Der Sanktionskatalog der Verordnung knüpft an andere Vorschriften an. Die Folgen einer Missachtung sind deshalb eher indirekt, aber nicht harmlos. In einem Haftungsfall kann fehlende Schulung als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden — etwa wenn ein KI-generierter Text mit falscher Normangabe ungeprüft in eine Ausschreibung wandert. Dazu kommen arbeitsrechtliche Bezüge und die schlichte Frage der Nachweisbarkeit: Wer nichts dokumentiert hat, kann im Streitfall auch nichts belegen.

Praktisch lässt sich das mit überschaubarem Aufwand erfüllen. Sinnvoll ist zunächst eine ehrliche Bestandsaufnahme, welche KI-Werkzeuge im Büro tatsächlich im Einsatz sind — erfahrungsgemäß mehr, als die Büroleitung vermutet, weil Mitarbeitende private Zugänge mitbringen. Darauf folgt eine kurze interne Richtlinie: Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche Daten dürfen hinein, wer prüft die Ergebnisse, und wie wird gekennzeichnet. Und schließlich eine Basisschulung, die drei Dinge vermittelt — wie diese Systeme funktionieren und warum sie halluzinieren, welche rechtlichen Rahmen gelten, und wo im eigenen Arbeitsablauf die Prüfschritte sitzen. Ein Vermerk mit Datum, Teilnehmenden und Inhalten genügt als Dokumentation.

Über die Leistungsphasen gedacht betrifft das nicht eine Nische, sondern überall dort, wo KI faktisch schon mitarbeitet: bei der Grundlagenermittlung und Recherche, bei Erläuterungsberichten und Genehmigungsunterlagen, bei Positions- und Vergabetexten, bei Protokollen und Schriftverkehr in der Objektüberwachung. Genau deshalb ist eine büroweite Regel sinnvoller als Einzelfallentscheidungen am Schreibtisch.

Der eigentliche Reiz der Vorschrift liegt darin, dass sie eine ohnehin bestehende Lücke adressiert. Die Architektenbefragung 2025 zeigt, dass 90 Prozent der KI-Nutzer auf Schwierigkeiten stoßen und 77 Prozent sich Weiterbildung wünschen. Der Gesetzgeber verlangt hier also nichts, was die Berufspraxis nicht selbst schon als Bedarf formuliert hätte. Wer die Pflicht als Anlass nimmt, den eigenen KI-Einsatz einmal zu ordnen, erfüllt sie nebenbei — und gewinnt vor allem Sicherheit im Umgang mit Werkzeugen, die längst im Haus sind. Wie viele Büros das betrifft, zeigen die aktuellen Zahlen; welche weiteren Fristen der AI Act bringt, haben wir im Beitrag zum „Digital Omnibus" eingeordnet.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine journalistische Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung. Für den Einzelfall empfiehlt sich fachanwaltliche Prüfung.

Quellen: Noerr — Artikel 4 KI-VO: Pflichten und Chancen für Unternehmen im Umgang mit KI-Kompetenz · TÜV-Akademie — EU AI Act Artikel 4: KI-Kompetenz ist jetzt Pflicht · regulaid — IHKs weisen auf Artikel 4 der KI-Verordnung hin · Bundesarchitektenkammer — Architektenbefragung 2025